Übergabe des neuen Zuhauses vorbereiten und dokumentieren

Bevor du den Zustand der Wohnung dokumentierst, sollte klar sein, wann und mit wem die Übergabe stattfindet.

Bestätige deshalb Datum, Uhrzeit, Treffpunkt und Ansprechpartner, wenn das noch nicht eindeutig feststeht. Halte Mietvertrag beziehungsweise relevante Vereinbarungen, eine vorhandene Übergabevorlage und dein Smartphone griffbereit.

Wenn dir bereits vor dem Termin bekannte Punkte aufgefallen sind, notiere sie kurz. So musst du während des Rundgangs nicht aus dem Gedächtnis rekonstruieren, was du noch ansprechen wolltest.

Geh die Wohnung gemeinsam und ruhig Raum für Raum durch. Achte auf den sichtbaren Zustand von Böden, Wänden, Türen, Fenstern, Sanitärbereichen und den Dingen, die zur Wohnung gehören.

Wenn dir ein Mangel auffällt, beschreibe ihn möglichst konkret statt nur „beschädigt“ zu schreiben. Ein Foto kann zusätzlich helfen, den Zustand nachvollziehbar festzuhalten.

Der Deutsche Mieterbund sieht in seinem Übergabeprotokoll ausdrücklich Felder für einzelne Räume, festgestellte Mängel und Bemerkungen vor. Das Protokoll ist eine praktische Dokumentationshilfe – kein technisches Gutachten.

Halte fest, welche Schlüssel du tatsächlich erhältst – zum Beispiel für Wohnung, Haustür, Briefkasten, Keller oder weitere vereinbarte Bereiche. Entscheidend ist nicht eine pauschale Soll-Zahl, sondern dass später nachvollziehbar bleibt, was dir übergeben wurde.

Der Deutsche Mieterbund führt die Zahl der übergebenen beziehungsweise noch fehlenden Schlüssel ausdrücklich im Wohnungsübergabeprotokoll auf.

Erfasse anschließend die vorhandenen Zählernummern und Zählerstände für Strom, Gas und Wasser, soweit diese vorhanden und zugänglich sind. Mach von den Anzeigen ein gut lesbares Foto. So kannst du die dokumentierten Werte später nachvollziehen.

Bevor der Termin endet, geh kurz durch, ob noch etwas offen geblieben ist: ein festgehaltener Mangel, ein fehlender Schlüssel, eine zugesagte Nacharbeit oder eine Frage, die noch geklärt werden soll.

Schreib solche Punkte so auf, dass später noch verständlich ist, worum es ging. Wenn ein Termin, Ansprechpartner oder eine zugesagte nächste Handlung schon feststeht, nimm diese Information mit in die Dokumentation.

Sichere anschließend dein unterschriebenes Übergabeprotokoll beziehungsweise eine Kopie oder einen anderen nachvollziehbaren Nachweis sowie die relevanten Fotos.