Übergabeprotokoll alte Wohnung: vorbereitet, beweisfest & kautionssicher (2026)

1. 1) Protokoll-Vorlage vorbereiten (Felder, Struktur, Unterschriften)

   ⏱️ Dauer: 2–3 Min

   • Was tun: Nutze eine klare Vorlage: Kopfbereich (Adresse/Datum/Parteien), Raumcheck, Mängelliste, Schlüssel, Zählerstände, Bemerkungen, Unterschriften.
   • Warum: Je strukturierter, desto weniger „vergisst“ man beim Termin – und desto stärker der Nachweis.
   • Pro-Tipp: Lege eine Spalte „Foto-Nr.“ an (z. B. „Foto 08“), damit Text & Bilder zusammenpassen.
   • Häufigster Fehler: „Freitext ohne System“ → führt zu Lücken (und Lücken sind Angriffsfläche).

2. 2) Kopfbereich ausfüllen (Zuordnung & rechtlicher Kontext)

   ⏱️ Dauer: 2–3 Min

   • Was tun: Alte Mietadresse, Wohnungsnummer/Etage (falls nötig), Datum/Uhrzeit, Mietername(n), Vermieter/Verwaltung, Mietende.
   • Warum: Ohne eindeutige Zuordnung kann später behauptet werden, das Protokoll betreffe „eine andere Einheit“.
   • Beispiel: „Wohnung: Musterstraße 12, 2. OG links, Übergabe: 10.02.2026, 10:30 Uhr“.
   • Häufigster Fehler: Kein Datum/Uhrzeit → schwächt die Abgrenzung (vorher/nachher).

3. 3) Raum-für-Raum Checkliste vorbereiten (damit nichts untergeht)

   ⏱️ Dauer: 3–5 Min

   • Was tun: Räume als Abschnitte: Flur, Wohnzimmer, Schlafzimmer, Küche, Bad, Kinderzimmer/Arbeitszimmer, Balkon, Keller, Stellplatz.
   • Checkpunkte: Wände/Decken, Boden, Türen/Schlösser, Fenster, Heizkörper, Steckdosen/Abdeckungen, Sanitär & Fugen, Einbauten.
   • Warum: Eine Checkliste verhindert „selektive Erinnerung“ und minimiert Streit über Kleinigkeiten.
   • Häufigster Fehler: Nur „Alles ok“ → später kommt ein Punkt hoch, den niemand geprüft hat.

4. 4) Mängel klar definieren (Ort + Beschreibung + Foto = Streitkiller)

   ⏱️ Dauer: 3–6 Min

   • Was tun: Wenn etwas auffällt: Ort + kurze Beschreibung + Foto-Referenz (z. B. „Küche – Arbeitsplatte, Ecke rechts, 2 cm Abplatzung – Foto 14“).
   • Warum: „Kratzer im Flur“ ist zu ungenau – ungenau = diskutierbar.
   • Pro-Tipp: Fotos immer so: 1× Übersicht (wo?), 1× nah dran (was?), 1× Kontext (damit Größe erkennbar wird).
   • Häufigster Fehler: „Wird später repariert“ ohne schriftliche Festlegung → endet oft in Nachforderungen.

5. 5) Schlüssel / Transponder exakt erfassen (Anzahl entscheidet)

   ⏱️ Dauer: 2–4 Min

   • Was tun: Liste alle Schlüsselarten: Wohnung, Haustür, Keller, Briefkasten, Garage, Fahrradraum + Transponder/Chips.
   • Warum: Fehlende Schlüssel können teuer werden (Zylinder/Schließanlage). Genauigkeit schützt dich.
   • Beispiel: „Wohnung: 3× Schlüssel, Briefkasten: 2×, Keller: 1×, Chip: 2ד.
   • Häufigster Fehler: „Schlüssel übergeben“ ohne Anzahl → später heißt es: „Es fehlte einer“.

6. 6) Zählerstände integrieren (Nummer + Stand + Foto)

   ⏱️ Dauer: 3–5 Min

   • Was tun: Felder anlegen für: Strom/Gas/Wasser/Heizung – jeweils Zählernummer + Stand + Foto.
   • Warum: Zählerstände grenzen Kosten sauber ab (Endabrechnung) – ohne sie zahlst du im Zweifel „zu viel“ oder streitest.
   • Pro-Tipp: Foto so, dass Nummer + Stand gleichzeitig erkennbar sind.
   • Häufigster Fehler: Nur Stand notieren → ohne Nummer kann später ein anderer Zähler behauptet werden.

7. 7) Unterschriften & „offene Punkte“ sauber lösen (nichts unterschreiben, was du nicht willst)

   ⏱️ Dauer: 2–4 Min

   • Was tun: Am Ende: Beide Seiten unterschreiben. Wenn etwas offen ist: schriftlich als „offen“ markieren (z. B. „Prüfung durch Verwaltung – Rückmeldung bis …“).
   • Warum: Unterschrift bestätigt den Inhalt. „Offene Punkte“ verhindern, dass du unbewusst etwas anerkennst.
   • Pro-Tipp: Ein Foto vom unterschriebenen Protokoll direkt vor Ort machen (Backup).
   • Häufigster Fehler: Unter Druck unterschreiben → lieber Ruhe bewahren und Text anpassen lassen.

Stand: 21.12.2025 · Vorbereitung: ≈ 15–25 Min · Termin selbst: ≈ 20–40 Min