Übergabeprotokoll alte Wohnung: Mängel mit Fotos dokumentieren, unterschreiben und die Kaution schützen
Damit deine Kaution nicht zur Verhandlung wird, brauchst du ein Protokoll, das klar, vollständig und beweisbar ist: Du erfasst den Zustand raumweise, dokumentierst Mängel neutral & konkret, ergänzt Fotos + Zählerstände und lässt am Ende beide Parteien unterschreiben.
Kurz & wichtig (so machst du’s richtig)
Fülle das Übergabeprotokoll raum für Raum aus, beschreibe Mängel nach dem Muster Ort – Art – Ausmaß und verknüpfe alles mit Fotos (inkl. Foto-ID im Protokoll). Danach trägst du Zählerstände und Schlüsselübergabe ein, lässt beide Parteien unterschreiben und sicherst dir sofort eine Kopie (Foto/Scan/PDF).
- Vorher: Wohnung geräumt, besenrein, Oberflächen frei – damit du sauber prüfen kannst.
- Foto-Standard: pro Raum 1 Übersichtfoto + pro Mangel 1–2 Detailfotos (mit Referenz).
- Beweis-Kette: Protokoll + Fotos + Versand/Backup direkt nach der Übergabe.
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Tipp: Wenn du Zeit sparen willst, nummeriere Fotos direkt (z. B. „Küche-03“) und schreibe diese ID ins Protokoll.
Quickstart: Protokoll + Fotos + Unterschrift – so ist es „streitfest“
Dein Ziel ist ein Protokoll, das später ohne Diskussionen verstanden wird – deshalb arbeitet MoveU hier mit dem Schema Raum → Bauteil → Zustand → Mangel → Foto-ID.
- Protokollkopf: Adresse, Datum/Uhrzeit, Parteien, ggf. Miet-/Objektnummer.
- Räume der Reihe nach: Flur → Küche → Bad → Wohn-/Schlafräume → Balkon/Keller.
- Neutral notieren: „Kratzer 6 cm“ statt „Boden kaputt“.
- Fotos machen: 1 Übersichtfoto je Raum + Details je Mangel (mit Referenz).
- Foto-ID ins Protokoll: „Foto Küche-03“ / „Foto #12“.
- Zählerstände: Wert + Zählernummer + Zeitpunkt (optional Foto).
- Schlüssel: Art + Anzahl (Wohnung, Haustür, Briefkasten, Keller, Chip).
- Vereinbarungen: z. B. Nachreinigung / Nachreichung Schlüssel mit Frist.
- Unterschriften beider Parteien + Kopie sofort sichern (Scan/PDF/E-Mail).
Formulierungen, die wirklich helfen
- Wand: „Bohrloch Ø 8 mm, Höhe 1,60 m, links neben Türrahmen (Foto Flur-02)“
- Boden: „Kratzer ca. 6 cm im Laminat, Wohnzimmer Fensterseite (Foto WZ-05)“
- Bad: „Silikonfuge Dusche links verfärbt, keine Undichtigkeit erkennbar (Foto Bad-03)“
- Schlüssel: „3× Haustür, 2× Wohnung, 1× Keller, 1× Transponder – vollständig übergeben“
Anleitung: Übergabeprotokoll der alten Wohnung richtig ausfüllen – damit die Kaution nicht hängen bleibt
Damit du später keine Beweisprobleme hast, dokumentierst du den Zustand nach einem klaren Muster: Raum → Bauteil → Zustand → Mangel → Foto-ID → Vereinbarung. So ist das Protokoll nachvollziehbar, fair und gleichzeitig schützt es dich.
Foto-Standard: So dokumentierst du Mängel eindeutig (und damit die Fotos wirklich helfen)
Fotos sind der entscheidende Unterschied zwischen „Behauptung“ und „Nachweis“. Deshalb: Übersicht für Kontext und Detail für den Mangel – jeweils sauber zugeordnet.
✅ Mindest-Set pro Raum
- 1× Übersichtfoto (zeigt den Raum komplett)
- 1–2× Detailfotos pro Mangel
- Referenz im Bild (Lineal/Münze/Marker) für Größe
✅ Zuordnung (damit niemand „verdreht“)
- Dateiname/ID: „Küche-03“, „Bad-02“, „WZ-05“
- Im Protokoll: „Mangel … (Foto Küche-03)“
- Optional: Bilder als PDF/Cloud-Ordner + Link sichern
⛔ Häufige Foto-Fehler (und wie du sie vermeidest)
- Zu nah ohne Kontext: immer zusätzlich ein Übersichtsbild.
- Kein Maßstab: Referenz einlegen, sonst wirkt alles „gefühlsgroß“.
- Keine Struktur: ohne ID/Zuordnung wird’s im Streit wertlos.
Pro-Tipp: Zählerstände immer so fotografieren, dass Wert und Zählernummer sichtbar sind.
FAQ: Übergabeprotokoll (alt) – die wichtigsten Fragen
Kurz und praxisnah zu Fotos, Unterschrift, Mängeln und Kaution – damit du sicher durch die Übergabe kommst.
✍️Muss das Protokoll von beiden Parteien unterschrieben werden?›
Ja – genau das macht es verbindlich. Idealerweise unterschreiben beide Parteien am Ende (und je nach Vorlage zusätzlich jede Seite oder paraphiert), damit später nichts „nachträglich“ wirkt.
📷Wie viele Fotos sind „genug“?›
Als Mindeststandard: pro Raum 1 Übersichtfoto + pro Mangel 1–2 Detailfotos. Wichtig ist die Zuordnung: Foto-ID im Protokoll nennen, damit klar ist, welches Bild gemeint ist.
🧾Wie beschreibe ich Mängel richtig?›
Neutral, konkret und messbar: Ort (wo), Art (was) und Ausmaß (wie groß). Beispiel: „Kratzer ca. 6 cm im Laminat, Wohnzimmer Fensterseite (Foto WZ-05)“.
🔑Was ist mit Schlüsseln und Transpondern?›
Immer exakt zählen und eintragen (Wohnung, Haustür, Briefkasten, Keller, Garage, Chip/Transponder). Falls etwas fehlt: schriftlich festhalten – inklusive Vereinbarung/Frist.
📩Soll ich das Protokoll direkt digital sichern?›
Unbedingt: Foto/Scan/PDF direkt nach der Übergabe speichern und idealerweise per E-Mail an beide Parteien senden. Das schafft eine klare Zeitlinie und schützt dich im Zweifel.
Hinweis: Orientierung, keine Rechtsberatung. Stand: 21.12.2025.
Nächster Schritt
Sobald das Übergabeprotokoll unterschrieben ist, machst du zwei Dinge: Kaution aktiv klären und Abrechnungen sauber abschließen. So vermeidest du Verzögerungen und unnötige Nachzahlungen.
Rückzahlung der Kaution klären
Kontodaten mitteilen, Frist & Abrechnung im Blick.
Zählerstände melden
Schlussabrechnung korrekt sichern (Wert + Nummer + Foto).
Stand: 21.12.2025
