1) Protokollkopf korrekt ausfüllen
⏱️ 2 Min- Adresse, Wohnungsnummer (falls vorhanden), Datum/Uhrzeit, Namen/Anschrift der Parteien.
- Wenn Hausverwaltung: Ansprechpartner + ggf. Objekt-/Mietnummer ergänzen.
Übergabeprotokoll der alten Wohnung ausfüllen: Mängel dokumentieren, Fotos sichern, rechtssicher unterschreiben
Ein gutes Übergabeprotokoll ist dein Kautions-Schutzschild: Du hältst Zustand, Mängel, Zählerstände, Schlüssel und Vereinbarungen so fest, dass es später keine Diskussionen gibt. Wichtig ist dabei die Kombination aus sauberem Protokoll, klaren Fotos und Unterschriften beider Parteien.
Übergabeprotokoll – das Wichtigste
🧾 Protokoll vollständig
📷 Fotos pro Raum
🔢 Zählerstände
🔑 Schlüsselanzahl
✍️ Beidseitige Unterschrift
📩 Kopie sofort sichern
Fülle das Protokoll Raum für Raum aus, notiere alle Mängel konkret (Ort, Größe, Zustand) und dokumentiere sie mit Fotos. Ergänze Zählerstände und Schlüsselübergabe, lass alles von beiden Seiten unterschreiben und sichere dir direkt eine Kopie (Foto/PDF). So minimierst du Streit und beschleunigst die Kautionsrückzahlung.
Benötigt
- Vorbereitung: Wohnung besenrein, Oberflächen frei, damit Mängel sichtbar sind
- Foto-Standard: Übersicht + Detail (mit Referenz, z. B. Lineal/Münze)
- Nachweis: Protokoll + Fotos + ggf. E-Mail an Vermieter/Verwaltung direkt nach der Übergabe
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Auch relevant: Zählerstände dokumentieren · Kaution klären · Strom/Gas kündigen · Wohnungsübergabe planen
🧾 Thema: Übergabeprotokoll
🕒 Aufwand: 30–45 Min
Schnellstart: Raum für Raum – Mängel konkret benennen, Fotos machen, unterschreiben, Kopie sichern
Dein Ziel ist ein Protokoll, das später ohne Interpretation verständlich ist. Deshalb: Ort, Art, Ausmaß, Foto.
- ✅ Protokollkopf ausfüllen: Adresse, Datum/Uhrzeit, Parteien, Wohnungsnummer
- ✅ Räume nacheinander abgehen: Wände, Böden, Decken, Türen, Fenster, Sanitär
- ✅ Mängel konkret notieren: „Kratzer 6 cm“ statt „Boden beschädigt“
- ✅ Fotos machen: Übersicht + Detail (mit Referenz: Lineal/Münze)
- ✅ Zählerstände & Schlüssel: Zählerwerte + Anzahl/Art der Schlüssel
- ✅ Unterschrift beider Parteien + Kopie sofort sichern (Foto/PDF)
Mini-Formulierungen (SEO & Streit-sicher)
- Wand: „Bohrloch Ø 8 mm, Höhe 1,60 m, links neben Türrahmen“
- Boden: „Kratzer ca. 6 cm im Laminat, Bereich Wohnzimmer Fensterseite“
- Bad: „Silikonfuge Dusche links leicht verfärbt, Foto #12“
- Schlüssel: „3x Haustür, 2x Wohnung, 1x Keller – vollständig übergeben“
Weiter
Pro-Tipp: Wenn möglich, das Protokoll direkt digital (PDF/Scan) sichern und als E-Mail an beide Parteien schicken.
So füllst du das Übergabeprotokoll „wasserdicht“ aus
Der Trick ist die Struktur: Räume → Bauteile → Zustand → Mangel → Foto → Vereinbarung. So ist das Protokoll später klar, nachvollziehbar und fair für beide Seiten.
9 Schritte: von „Kopf“ bis „Kopie“
2) Status: besenrein, geräumt, Einbauten
⏱️ 3–5 Min- „Besenrein“ notieren (oder abweichend: was fehlt/was wird nachgereinigt).
- Einbauten/Übernahmen (z. B. Küche, Lampen, Regale) eindeutig festhalten.
3) Raumcheck strukturiert (Räume-Reihenfolge)
⏱️ 10–20 Min- Empfohlen: Flur → Küche → Bad → Wohnzimmer → Schlafzimmer → Balkon/Keller.
- Je Raum: Wände/Decke/Boden, Türen/Schlösser, Fenster/Rahmen, Heizkörper.
4) Mängel konkret beschreiben (Ort + Ausmaß)
⏱️ 5–10 Min- Ort: „links neben…“, „unter Fenster“, „Türblatt innen“.
- Ausmaß: Länge/Ø, Anzahl, Fläche; möglichst neutral formulieren.
5) Fotos & Referenzen (Foto-ID im Protokoll)
⏱️ 8–12 Min- Pro Raum: 1 Übersichtfoto + Details bei Mängeln.
- Im Protokoll: „Foto #12“ oder „Foto Küche-03“ ergänzen (Zuordnung).
6) Zählerstände + Ablesezeit eintragen
⏱️ 5 Min- Strom/Gas/Wasser/Heizung: Wert + Zählernummer + Datum/Uhrzeit.
- Optional: Foto des Zählers (Wert + Nummer) als Beleg.
7) Schlüsselübergabe exakt dokumentieren
⏱️ 3 Min- Art + Anzahl: Haustür, Wohnung, Briefkasten, Keller, Garage, Chip/Transponder.
- Fehlende Schlüssel ausdrücklich festhalten (inkl. Vereinbarung).
8) Vereinbarungen schriftlich festhalten
⏱️ 2–4 Min- z. B. „Nachreinigung bis …“, „Nachreichung Schlüssel bis …“, „Kaution-Rückzahlung nach Abrechnung“.
- Keine „mündlichen Deals“ – alles kurz, konkret ins Protokoll.
9) Unterschrift + Kopie sofort sichern
⏱️ 2 Min- Beide unterschreiben jede Seite/Endseite (je nach Vorlage).
- Direkt: Foto/Scan + E-Mail an beide Parteien (Zeitstempel).
Stand: 21.12.2025 · Gesamt: ≈ 30–60 Min.
FAQ: Übergabeprotokoll alte Wohnung
Kurz & klar zu Fotos, Unterschriften, Mängeln und der Kaution.
📷Wie viele Fotos brauche ich für ein gutes Übergabeprotokoll? ›
Als Faustregel: pro Raum 1 Übersichtfoto + je Mangel 1–2 Detailfotos. Wichtig ist die Zuordnung: Notiere im Protokoll „Foto #…“ oder nutze Dateinamen wie „Küche-03“.
✍️Muss wirklich jede Seite unterschrieben werden? ›
Je nach Vorlage. Sicher ist: Endseite/Unterschriftsfeld immer beidseitig unterschreiben und bei mehrseitigen Protokollen idealerweise jede Seite paraphiert – damit später nichts „nachträglich“ wirkt.
🧾Wie beschreibe ich Mängel richtig, ohne mich selbst zu belasten? ›
Neutral und konkret: Ort + Art + Ausmaß. Beispiel: „Kratzer ca. 6 cm im Laminat, Wohnzimmer Fensterseite“. Vermeide Bewertungen („massiv“, „katastrophal“) – Fakten reichen.
📩Soll ich das Protokoll direkt per E-Mail versenden? ›
Ja, das ist smart: Foto/Scan direkt nach der Übergabe an beide Parteien – damit ist der Stand dokumentiert (inkl. Zeitstempel). Zusätzlich die Fotos als Anhang oder Link sichern.
🔑Was ist mit Schlüsseln, Transpondern und Briefkasten? ›
Exakt zählen: Haustür, Wohnung, Briefkasten, Keller, Garage + Chips/Transponder. Fehlende Schlüssel unbedingt schriftlich festhalten (inkl. Vereinbarung/Frist).
Hinweis: Orientierung, keine Rechtsberatung. Stand: 21.12.2025.
Stand & Quellen
Transparenz zu Vorgehen (Protokoll + Fotos + Unterschrift) – damit Übergabe und Kaution klar geregelt sind.
Details anzeigen
Stand-Datum, Prüfpunkte (Mängel konkret, Foto-Nachweis, Schlüssel, Zählerstände) und Primärquellen – kompakt.
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Stand-Datum, Prüfpunkte (Mängel konkret, Foto-Nachweis, Schlüssel, Zählerstände) und Primärquellen – kompakt.
Stand
Redaktion
MoveU Redaktion
Fokus: Übergabeprotokoll so ausfüllen, dass Zustand, Mängel,
Schlüssel und Zählerstände eindeutig dokumentiert sind.
MoveU Redaktion
Fokus: Übergabeprotokoll so ausfüllen, dass Zustand, Mängel,
Schlüssel und Zählerstände eindeutig dokumentiert sind.
- Verbraucherzentrale – Miete & Übergabe (Orientierung)
- Dein Mietvertrag (Pflichten/Schönheitsreparaturen)
- Protokoll-Vorlage deiner Verwaltung/Vermieter
Hinweis: Orientierung, keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind Mietvertrag, Protokoll und individuelle Vereinbarungen.
Nächster Schritt in deinem Umzug
Wenn das Übergabeprotokoll unterschrieben ist, folgt der nächste „Kautions-Boost“: Kautionsrückzahlung sauber anstoßen und Versorger/Verträge final schließen.
⏭️ Danach
⬅️ Davor (kurz)
Übergabetermin fixieren
Mit Checkliste vorbereiten.
Stand: 21.12.2025
